عرب بوكس

خطاب رسمي أمور يجب مراعاتها فيه

خطاب رسمي في الأعمال الرسمية يتطلب في بعض الأحيان لإتمام بعض المعاملات أو للحصول على موافقة أو توقيع من قبل بعض الجهات يلزم أن يتم توجيه خطاب رسمي إلى المديرين أو المسئولين، ولكن هناك صيغة للخطاب الرسمي يجب أن يتم كتابة الخطاب على أساسها، حتى ينال أسلوب الخطاب على إعجاب القارئ له، كما يجب أن يكون هناك رقي في الأسلوب الذي يتم كتابة الخطاب به، وهناك أسلوب لكتابة الخطاب متعارف عليه في معظم الجهات الرسمية، والتي يجب أن يكون أي موظف على دراية بها، حتى يتمكن من ممارسة الأعمال الحكومية وإتمام الأعمال التي يسير من خلالها الأعمال.

حيث يوجد متخصصون في كتابة صيغة خطاب رسمي ، ولكن قد يتعرض الشخص لأغراض يجب أن تتم في أسرع وقت، ولهذا لا يكون هناك وقت كافي للبحث عن شخص متخصص في كتابة الخطاب، لهذا سوف نعرض لكم بعض النصائح في هذا المقال، والتي من خلالها يستفيد جميع الموظفين.

خطاب رسمي

خطاب رسمي أنواع الخطابات الرسمية

هناك مجموعة من الأمور يجب أن يكون الأشخاص على علم بها عند كتابة خطاب رسمي، والتي تتمثل في الأمور التالية؛

  • تختلف صيغة خطاب رسمي على حسب الجهة التي يتم توجيه الخطاب إليها، فقد يكون الخطاب عبارة عن رسائل يتم تداولها بين الجهات الرسمية وبعضها البعض.
  • وهناك خطاب يتم تداوله من فرد إلى جهة رسمية تابع لها، ويكون هذا الفرد هو أحد العمال المتواجدين تحت إشراف هذه الجهة الرسمية أو الهيئة.
  • وأيضا يوجد خطاب يتم توجيه من الجهة الرسمية إلى الفرد.

البيانات اللازمة في كل خطاب رسمي

خطاب رسمي ليس جميع الخطابات متشابهة فيما بينها من حيث الصيغة والبيانات التي يتم تسجيلها بداخله، حيث يوجد اختلاف فيما بين كل خطاب والأخر، ولكن هناك بعض الأساسيات التي يجب أن تتوافر في جميع أنواع الخطابات، والتي تتمثل في الآتي؛

  • شكل الخطاب: يجب أن يأخذ الخطاب إحدى الأشكال التالية، ورق أبيض أو أصفر سادة، أو ورق مدون عليه شعار الجهة المرسلة في حالة أن كانت جهة رسمية.
  • يجب أن يكون خطاب رسمي خالي من أي أشكال أو رسومات.
  • يجب أن تكون صيغة الخطاب مدونة على برنامج Word.
  • كما يفضل أن يكون نوع الخط Arial، وحجمه 16.
  • وإذا كان الخطاب مكتوب باليد، يجب استخدام القلم الأزرق في الكتابة، وهذا لكي يسهل على الأشخاص التفرقة بين الأصل والصورة من هذا الخطاب.
  • يحب أن تكون المسافات بين الأسطر تتراوح بين سطر واحد ونصف سطر.
  • يفضل أن تكون الكتابة في منتصف الورقة مع عدم استخدام إطارات للصفحة.
  • صيغة كتابة الخطاب الرسمي
  • تتمثل صيغة كتابة الخطاب الرسمي في الشكل التالي: يفضل البدء بالسلام كقول (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد؛) ثم يتم تحديد الجهة الموجه إليها الخطاب أو اسم الشخص الموجّه إليه الخطاب.
  • كما يمكن أيضا البدء بتحديد صفة الشخص الموجّه إليه الخطاب، تليها التحية وذكر اسم الشخص( السيد/ …)، وفي السطر أسفلها تكتب (تحيّة طيبة وبعد).
  • ثم الانتقال إلى رسالة الخطاب، أسلوب كتابة الخطاب يجب أن يكون رسمي ومميز في وصف الطلب وذكر سبب إرسال الخطاب، كما يفضل اقتصار الكلام، كما يجب أن يكون الخطاب منظم ومنسق في الكتابة من خلال تقسيمه إلى فقرات ونقاط، أو يتم تقسيم الطلب إلى فقرات وفي كل فقرة معلومة توضح الأمور التي يكون من المطلوب إيضاحها.
  • بعد الوصول إلى نهاية الخطاب يتم ذكر جملة (ولكم جزيل الشكر)، وفي السطر أسفلها يفضل ذكر الشخص على منطقة اليمين (مرسله لسيادتكم…)، كما يجب أن يوضع في الأسفل توقيع الشخص المرسل للخطاب مع وضع التوقيعات والأختام الأخرى التي تثبت رسمية الخطاب.